Documenti legali
Informativa privacy
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Ultimo aggiornamento: 2 novembre 2026.
1. Chi tratta i tuoi dati
Pigmia è un servizio di A.S. di Alessandra Salamone, Via Gautieri 1/C, 28100 Novara (NO), Italia — Partita IVA 04056440128, che è il titolare del trattamento (di seguito «Pigmia», «noi»).
Per qualsiasi questione relativa ai dati personali puoi scrivere a info@pigmia.it.
Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti previsti dall'articolo 37 del GDPR.
2. Due ruoli diversi, da non confondere
Pigmia è un servizio in abbonamento che gli studi professionali usano per gestire la propria attività. Questo comporta due ruoli distinti.
Siamo titolari del trattamento dei dati di chi visita questo sito, di chi ci contatta e delle persone che aprono e amministrano un account Pigmia (i nostri clienti). Questa informativa riguarda quei trattamenti.
Siamo responsabili del trattamento (articolo 28 del GDPR) per i dati che ogni studio inserisce nel proprio account: le sue clienti, i suoi appuntamenti, le sue conversazioni. Di quei dati il titolare è lo studio, che decide finalità e mezzi e che risponde verso le persone interessate. Noi li trattiamo solo su sua istruzione, nei limiti del contratto di nomina a responsabile. Se sei cliente di uno studio e vuoi esercitare i tuoi diritti, il tuo interlocutore è lo studio: noi lo assistiamo, non lo sostituiamo.
3. Quali dati trattiamo e perché
3.1 Visita del sito
Questo sito è composto da pagine statiche. Non usiamo cookie di profilazione, né strumenti di analisi o di tracciamento pubblicitario. Il server del fornitore di hosting registra, per necessità tecniche e di sicurezza, i dati di connessione (indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, tipo di browser) in registri che vengono conservati per un periodo limitato.
3.2 Account e uso del servizio
Per creare e usare un account trattiamo: nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, dati di fatturazione, credenziali di accesso (la password è conservata solo come hash, non in chiaro), registri di accesso e di attività, dati di pagamento gestiti dal fornitore del servizio di pagamento.
3.3 Canali di messaggistica collegati
Se lo studio sceglie di collegare i propri canali, Pigmia si connette alle piattaforme di Meta (WhatsApp Business Platform, Instagram, inserzioni con modulo per i contatti) tramite le interfacce ufficiali. In questo caso transitano e vengono conservati nel database dello studio: i messaggi scambiati, i numeri di telefono e i nomi profilo delle persone che scrivono allo studio, gli eventuali allegati, e i dati che le persone inseriscono volontariamente nei moduli delle inserzioni.
Se lo studio collega il proprio profilo Instagram professionale, Pigmia legge anche le statistiche del profilo e dei suoi contenuti (visualizzazioni, persone raggiunte, interazioni, nuovi follower) e i dati sul pubblico che Meta fornisce solo in forma aggregata (fasce d'età, genere e città di chi segue e di chi interagisce), per mostrarli allo studio nella pagina «Il tuo Instagram». Non riguardano singole persone, non sono usati per altri scopi e non sono ceduti a terzi. Quando lo studio scollega Instagram, o toglie l'accesso a Pigmia dalle impostazioni di Instagram, queste statistiche vengono cancellate.
Rispetto a questi dati vale quanto scritto al punto 2: il titolare è lo studio. Il collegamento con ciascun canale richiede un'autorizzazione esplicita da parte dello studio e può essere revocato in qualsiasi momento dal pulsante «Scollega» presente nell'applicazione, oltre che dalle impostazioni del proprio account Meta.
Se lo studio usa le inserzioni di Meta, può attivare l'invio delle conversioni: Pigmia comunica a Meta a che punto è arrivato un contatto nato da un annuncio (per esempio «consulenza fissata»), così che Meta possa misurare e migliorare le inserzioni dello studio. L'invio è spento in partenza e lo decide lo studio; a Meta vanno soltanto l'identificativo che Meta stessa ha assegnato al contatto e la fase raggiunta, mai il nome né il numero di telefono.
3.3 bis Google Meet e Google Calendar
Chi lavora nello studio può collegare il proprio account Google, per dare a ogni videochiamata un link Google Meet nuovo. Con il suo permesso Pigmia legge dall'account soltanto l'indirizzo email (per mostrare quale account è collegato) e crea, sposta e cancella nel suo Google Calendar gli eventi delle videochiamate fissate in Pigmia: il titolo (il tipo di videochiamata e il nome di battesimo di chi partecipa), il giorno, l'ora, la durata e un collegamento all'appuntamento nel gestionale. Nelle agenzie, per chi ha un calendario di prenotazione in Pigmia, legge anche soltanto l'ora di inizio e di fine degli altri eventi del suo calendario principale nei prossimi tre mesi, per non offrire alle clienti orari in cui è già impegnato: mai il titolo, la descrizione, il luogo o gli invitati, e conserva solo gli intervalli occupati, che si cancellano scollegando. Non leggiamo i contatti, la posta o altri dati dell'account. Il link lo manda Pigmia; se lo studio lo ha scelto, Pigmia aggiunge all'evento come invitata l'email della cliente che ha prenotato quella videochiamata, così Google le manda l'invito e la videochiamata le compare nel calendario. Nessun altro invitato. Lo stesso fa Pigmia con il Google di chi di noi fa le call con chi chiede di provarla (punto 3.5).
L'accesso permanente all'account è conservato cifrato e serve solo a questo. Si revoca in qualsiasi momento con «Scollega» nella pagina Google Meet del gestionale, oppure dalle impostazioni di sicurezza dell'account Google: da quel momento Pigmia non crea più eventi, e gli eventi già creati restano nel calendario della persona.
L'uso e il trasferimento ad altre app delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google (Google API Services User Data Policy), compresi i requisiti di Uso limitato (Limited Use). In particolare questi dati: servono solo a creare e aggiornare gli eventi delle videochiamate e a togliere dagli orari prenotabili le ore già occupate, per chi ha collegato l'account; non sono ceduti né venduti a nessuno; non sono usati per pubblicità; non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né passati all'assistente Mia; nessuna persona li legge, salvo con il consenso di chi ha collegato l'account, per motivi di sicurezza o per obbligo di legge.
3.4 Richieste di contatto
Se ci scrivi trattiamo i dati contenuti nel messaggio per rispondere alla tua richiesta. Se ci scrivi da dentro l'applicazione (Impostazioni → Scrivici), insieme al messaggio conserviamo chi scrive, la pagina da cui scrive, il tipo di dispositivo e la versione dell'applicazione, per capire il problema senza doverlo chiedere. Ti chiediamo di non inserire dati delle persone che si rivolgono al tuo studio: non ci servono.
3.5 Candidature dal sito
Se chiedi di provare Pigmia dal modulo di questo sito trattiamo il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail, la regione in cui lavori e, se li scrivi, il nome dello studio, il tuo nome Instagram e le righe che aggiungi, con la data della richiesta. Servono a valutare la richiesta, a ricontattarti e, se c'è posto, a mandarti l'invito personale per iscriverti. Per evitare gli invii automatici a raffica teniamo un'impronta dell'indirizzo IP che cambia ogni giorno e da cui l'indirizzo non si ricava. Quando arriva una candidatura ne riceviamo un avviso per e-mail con il tuo nome, lo studio e la regione. Le candidature si cancellano da sole dopo 12 mesi; prima, se ce lo chiedi.
Se prenoti una call con noi da un nostro link (per esempio quello che ti mandiamo dopo la candidatura) trattiamo il tuo nome, la tua e-mail, il giorno e l'ora scelti e, se li scrivi, il telefono e le righe che aggiungi, per fissare e fare la call. La videochiamata è su Google Meet: l'evento nasce nel Google Calendar di chi di noi la fa, e Google riceve il tuo nome e la tua e-mail per mandarti l'invito. Puoi annullare dal link nella conferma. Questi dati si cancellano da soli 12 mesi dopo la call.
4. Basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Fornire il servizio, gestire l'account e l'assistenza | Esecuzione del contratto — art. 6.1.b |
| Fatturazione, contabilità, obblighi fiscali | Obbligo legale — art. 6.1.c |
| Sicurezza dei sistemi, prevenzione degli abusi, registri di accesso | Legittimo interesse — art. 6.1.f |
| Valutare la candidatura dal sito e ricontattarti | Misure precontrattuali su tua richiesta — art. 6.1.b |
| Risposta alle richieste di contatto | Misure precontrattuali o legittimo interesse — art. 6.1.b / 6.1.f |
| Comunicazioni commerciali sui nostri servizi | Consenso, revocabile in ogni momento — art. 6.1.a |
| Difesa di un diritto in sede giudiziaria | Legittimo interesse — art. 6.1.f |
5. Dati raccolti presso terzi
Quando uno studio collega i propri canali, riceviamo da Meta Platforms Ireland Limited i dati necessari al funzionamento del collegamento: identificativi dell'account collegato, messaggi in entrata e relativi metadati, i dati dei moduli di contatto compilati dagli utenti nelle inserzioni e, per il profilo Instagram collegato, le statistiche aggregate descritte al punto 3.3. Questa comunicazione risponde all'articolo 14 del GDPR: la fonte dei dati è la piattaforma Meta, e le categorie di dati sono quelle appena elencate.
6. A chi comunichiamo i dati
Non vendiamo dati personali e non li cediamo per finalità pubblicitarie di terzi. I dati possono essere trattati, come responsabili o autonomi titolari secondo i casi, da:
- il fornitore di hosting e database, su infrastruttura collocata nell'Unione europea;
- Meta Platforms Ireland Limited, limitatamente ai canali che lo studio decide di collegare;
- il fornitore del servizio di pagamento, per gli incassi degli abbonamenti;
- il fornitore del servizio di posta elettronica;
- i servizi di notifica dei browser (Google, Apple, Mozilla), solo per chi attiva le notifiche sul proprio dispositivo: il contenuto viaggia cifrato, e questi servizi vedono soltanto l'indirizzo tecnico del dispositivo;
- i servizi di calendario (Google, Apple, Microsoft) scelti da chi usa il gestionale, solo se attiva la sincronizzazione del calendario sul telefono;
- Google, per chi collega il proprio account per Google Meet: gli eventi delle videochiamate vanno nel suo Google Calendar, e nelle agenzie si leggono le ore già occupate (vedi il punto 3.3 bis);
- Anthropic, PBC (Stati Uniti), fornitore del modello dell'assistente Mia, solo per gli studi che lo attivano: riceve le domande di chi lavora nello studio, con il ruolo ma senza il nome di chi scrive, le cancella entro 30 giorni e non li usa per addestrare i suoi modelli;
- consulenti fiscali e legali, e autorità pubbliche quando la legge lo impone.
L'elenco aggiornato e completo dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a info@pigmia.it.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Il servizio è ospitato nell'Unione europea, a Francoforte (Germania). Alcuni dei fornitori indicati al punto 6 possono trattare dati in paesi terzi: in questi casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure delle clausole contrattuali tipo adottate ai sensi dell'articolo 46 del GDPR, con le misure supplementari del caso. In particolare, l'assistente Mia trasferisce dati negli Stati Uniti verso Anthropic, che non aderisce al Data Privacy Framework: il trasferimento si basa sulle clausole contrattuali tipo, e la nostra valutazione è disponibile su richiesta a info@pigmia.it.
8. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dato | Conservazione |
|---|---|
| Dati dell'account | Per tutta la durata del rapporto. Dopo la chiusura restano, con l'accesso disattivato, il nome dello studio, i nomi e le e-mail delle persone dell'account e i dati dell'abbonamento, per documentare il rapporto e per gli obblighi fiscali (10 anni). Nomi ed e-mail delle persone si cancellano prima, se ce lo chiedi |
| Documenti fiscali e contabili | 10 anni, come previsto dalla legge |
| Registri di accesso e di sicurezza | 6 mesi |
| Contatti raccolti dalle inserzioni | Massimo 90 giorni sulla piattaforma di origine; dopo l'importazione valgono i termini fissati dallo studio |
| Dati inseriti dallo studio nel proprio account | Per il tempo deciso dallo studio; a fine contratto i dati sono restituiti o cancellati secondo le sue istruzioni e, in mancanza di istruzioni, cancellati 90 giorni dopo la cessazione, con un avviso almeno 14 giorni prima |
| Candidature dal sito | 12 mesi, poi si cancellano da sole |
| Corrispondenza con noi | 24 mesi |
9. I tuoi diritti
Negli articoli da 15 a 22 del GDPR ti sono riconosciuti i diritti di:
- accedere ai tuoi dati e ottenerne copia;
- farli rettificare se sono inesatti o incompleti;
- chiederne la cancellazione;
- chiederne la limitazione del trattamento;
- ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli ad altro titolare (portabilità);
- opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse;
- revocare in ogni momento il consenso, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento già effettuato.
Le richieste si inviano a info@pigmia.it e ricevono risposta entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi. Ricordiamo che, per i dati inseriti da uno studio nel proprio account, la richiesta va rivolta allo studio.
Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it.
10. Come cancellare i dati
Le istruzioni operative per la cancellazione sono raccolte in una pagina dedicata: cancellazione dei dati.
11. Cookie
Le pagine di questo sito non usano cookie. L'applicazione, raggiungibile all'indirizzo separato app.pigmia.it, usa soltanto cookie tecnici: quello di sessione, necessario a tenerti collegato dopo l'accesso, e, se scegli «Resta connesso su questo dispositivo», un secondo cookie che mantiene l'accesso su quel dispositivo. Entrambi durano al massimo 60 giorni, non servono a profilare e non richiedono consenso.
12. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio: cifratura del traffico (HTTPS), password conservate come hash, separazione dei dati di ciascuno studio in un database dedicato, accessi limitati e tracciati, backup periodici.
13. Modifiche
Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento in alto. Le modifiche rilevanti vengono comunicate ai clienti via e-mail.